Foodle un service de prise de rendez-vous

Foodle est un outil servant à organiser des rendez-vous ou d'autre évènements. Le principe très simple consiste à proposer un formulaire sous forme d'un tableau des dates possibles pour votre rendez-vous. Chaque personne concernée est invitée à cocher les créneaux correspondant à ses disponibilités. Il est alors très facile de choisir la meilleure date. ¹⁾.

Pour créer un sondage, rendez-vous sur la page Foodle, puis cliquer sur “Créer un nouveau Foodle”. Vous arrivez alors sur une page avec deux champs. Le champ “Intitulé” correspond au nom du foodle que vous allez créer, et le champ “Description” au titre de votre foodle. Ces deux champs seront visibles par chaque personne qui répondra à ce foodle.

Une fois que vous aurez terminé, cliquer sur “Suivant” puis “Définir les propositions”.

Cette page rassemble les choix que les sondés auront à faire. La page est composée de grands champs correspondants aux choix principaux, en général des dates. On peut également y ajouter des variantes de ces choix, placés en dessous de chaque champ principal, en général des horaires. Il faut remplir ces champs avec du texte. Pour faciliter la saisie de dates, il y a un calendrier sur la droite. Il suffit de cliquer sur une date pour qu'elle s'inscrive dans un des grands champs. Si vous remplissez le dernier champ de la page, un nouveau champ se créera. Il n'y a donc pas de limites au nombre de champs.

Si vous le souhaiter, vous pouvez cliquer sur “Options avancées”, sinon, cliquez directement sur “Suivant” puis “Prévisualisation”.

Cette page vous permet de définir une date d'expiration pour le sondage, d'autoriser ou non les accès anonymes. Lorsque vous autorisez les accès anonymes, l'accès au sondage n'est pas soumis à authentification : chaque utilisateur déclarera librement son nom ou son adresse email. Ce mode de fonctionnement simplifie l'accès au sondage mais ne garantit pas l'identité des répondants.

Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur “Suivant»Prévisualisation”.

Vous voyez ici votre foodle tel qu'il apparaitra pour les sondés. Si vous souhaitez modifier quelque chose, cliquez sur un des onglets en haut. Si ce foodle vous convient, cliquez sur “Enregistrer les modifications de ce foodle”.

Votre sondage est maintenant créé. Il vous faut maintenant le distribuer.

Après enregistrement, la page vous communique une URL identifiant votre sondage. C'est ce lien que vous enverrez aux personnes que vous sondez. Le lien “Visitez ce lien vous-même” est aussi un lien vers le sondage que vous venez de créer. Vous pouvez vous y rendre pour répondre à ce sondage vous-même.

Rendez-vous sur la page d'accueil et connectez-vous. Le lien “Les foodles que vous avez créés” vous donne accès aux sondages que vous avez créés. A noter la présence de deux onglets : Réponses et Discussion. En bas, vous remarquerez des enveloppes, pour envoyer des emails aux personnes ayant choisi une réponse dans la colonne correspondant à une proposition donnée. Vous pouvez alors consulter les adresses email.

On vous a communiqué un lien vers un sondage.
Après vous être connecté, vous devez cocher les cases correspondantes aux choix qui vous conviennent. Vous pouvez aussi ajouter des commentaires courts dans le tableau, ou laisser des messages dans l'onglet discussion.

En bas, vous remarquerez des enveloppes, pour envoyer des emails aux personnes ayant choisi une des réponses.

Pour supprimer une proposition, il faut se rendre sur la page de son foodle, cliquer sur “Editer le foodle” puis “Définir les propositions”. Vous pouvez alors les ajouter ou supprimer.

Ce service de prise de rendez-vous est utilisable librement, il a été mis en place pour répondre aux besoins des établissements d'enseignement supérieur et de recherche. Vous pouvez donc mettre un lien vers ce service depuis votre ENT ou depuis l'intranet de votre organisme.

La première étape de la phase d'authentification propose un menu déroulant à l'utilisateur afin qu'il sélectionne son établissement de rattachement. Si vous pointez le service depuis le site web de votre établissement, vous pouvez donc considérer que tous vos utilisateurs se connecteront auprès de votre fournisseur d'identités et fournir une URL qui court-circuite ce menu déroulant.

L'URL d'accès à Foodle aura la forme suivante :

https://groupware.cru.fr/simplesamlphp/module.php/core/as_login.php?AuthId=default-sp&ReturnTo=https%3A%2F%2Fgroupware.cru.fr%2Freunion%2F&saml:idp=id_etablissement

Remplacez ci-dessus id_etablissement par l'identifiant de votre fournisseur d'identités (consultez la liste des fournisseurs d'identités, lien détails.

Ce problème est traité ici.

En cas de problème, vous pouvez contacter les administrateurs du service : support-groupware-foodle@cru.fr